Wietnam – kultura biznesu

Jeśli zostaniesz poczęstowany w recepcji biura herbatą (na północy kraju najczęściej gorącą albo mrożoną – na południu), przyjmij ją i  koniecznie spróbuj, jest to oznaka gościnności, a z twojej strony – szacunku dla gospodarza.

Tydzień pracy w Wietnamie trwa zazwyczaj od poniedziałku do piątku tak jak godziny  urzędowania , czyli od 8:30 do 17:30. Nie planuj spotkań biznesowych w czasie świąt Księżycowego Nowego Roku (Tet), między styczniem a lutym (data jest ruchoma i zależy od kalendarza księżycowego).

Umawianie spotkań

Mile widziane jest korzystanie z tłumacza, choć wielu Wietnamczyków, zwłaszcza tych mieszkających na południu kraju, włada językiem angielskim, a także chińskim.

Zanim zaproponujesz współpracę, poznaj lepiej rynek, odwiedź go kilka razy i postaraj się nawiązać kontakty z miejscowymi urzędnikami.

Jeśli twoja firma nie jest jeszcze znana na miejscowym rynku lub nie jest duża, zalecane jest skorzystanie z usług poważnego pośrednika. Dobrze będzie jeśli kontakt zostanie nawiązany przez wspólnego znajomego lub będziesz posiadał choćby referencje od osoby trzeciej.

Zanim przejdziesz do podpisania umów, poznaj lepiej również swojego kontrahenta. Wietnamczycy wolą prowadzić biznes z kimś kogo znają osobiście, więc skontaktuj się z nim kilka razy bezpośrednio, a spotkania umawiaj najlepiej w godzinach między 9-11 lub 15-17 i bądź punktualny, mimo, że Wietnamczycy często się spóźniają.

Jeśli komunikację nawiążesz mailowo, to później zadzwoń, choćby pod pretekstem upewnienia się czy wiadomość dotarła. Będzie to dobrze odebrane, jako przejaw szacunku i odbiorca będzie pewien, jak wartościowe są prowadzone z nim interesy, zyskają one większą wagę. Rzadko kiedy transakcje są podpisywane po pierwszym spotkaniu , raczej przygotuj się na udział w wielu.

Powitanie i tytułowanie

Zwracaj się do Wietnamczyków, tak jak ci się przedstawią – z nazwiska i tytułu lub imienia i tytułu.

Mężczyźni najczęściej witają się lekkim uściskiem dłoni na początku spotkania i tak samo na koniec. Czasami witają się oburącz, kładąc lewą rękę na wierzchu prawego nadgarstka. Zbyt silny uścisk nie będzie dobrze widziany, może zostać uznany za zbyt natarczywy. Wietnamskie kobiety mogą witać się uściskiem dłoni, ale niejednokrotnie mogą preferować lekkie skinienie głowy.

Swoją wizytówkę wręczaj prawa ręka lub obiema i nie czuj się urażony jeśli nie otrzymasz takiej w zamian, bowiem wielu biznesmenów jej nie posiada. Jeśli jednak ją otrzymasz to przyjmij ją obiema rękoma z lekkim ukłonem , zapoznaj się z nią i schowaj.

Przepuść najstarszą osobę w firmie i pozwól, aby weszła jako pierwsza do pokoju czy restauracji.

Ubiór

W kontakcie z urzędnikami obowiązuje ciemne ubranie z krawatem. Na spotkanie z kontrahentami załóż co najmniej koszulę z długim rękawem i krawatem, a dla kobiet obowiązującym będzie sukienka  lub spódnica klasycznej długości i bluzka.

Rozmowy i zachowanie negocjacyjne

Ważne są, już wspomniane wcześniej, kontakty początkowe na płaszczyźnie towarzysko poznawczej, np. wspólnych kilka posiłków czy konsumpcja napojów. Jeśli musisz skorzystać z tłumacza, to zaleca się zatrudnienie swojego, a nie tego zaproponowanego przez kontrahenta.

Przetłumaczona także na język wietnamski powinna być prezentacja firmy i odpowiednio wcześniej dostarczona do wietnamskiego wspólnika co będzie bardzo dobrze odebrane jako wyraz szacunku i poważania. Jeśli prezentacja będzie odbywała się na spotkaniu, to nie okazuj żadnego zniecierpliwienia czy irytacji, jeśli twój partner nie do końca ją zrozumie. Pozwól na przedstawienie jej raz jeszcze. Okazanie zdenerwowania czy zniecierpliwienia może doprowadzić do zniszczenia wizerunku, a nawet do zerwania negocjacji handlowych. Dobrze, jeśli prezentacja będzie przetłumaczona na język wietnamski.

Wykaż cierpliwość i pozwól Wietnamczykowi na swobodną wypowiedź, nie przerywając, bowiem ważny jest dla nich miły i spokojny przekaz.

Nastaw się na długie negocjacje i weź pod uwagę konieczność znacznej obniżki ceny swojej oferty. Wietnamczycy swój sukces mierzą wynegocjowanymi warunkami, czyli głównie obniżką wartości. Na ostateczne ustępstwa gódź się po długim zastanawianiu. Wtedy możesz pozwolić sobie na grymasy i pokazanie mimiką niezadowolenia, które będą wyrazem twoich bolesnych strat. Unikaj głośnego śmiechu czy rechotu, ponieważ w ten sposób Wietnamczycy wyrażają raczej swoje zakłopotanie niż rozweselenie. Skup swoją uwagę na tworzeniu atmosfery wzajemnych ustępstw, w których zachowana będzie równoważność czegoś za coś.

Jeśli rozmowy prowadzisz przez tłumacza, utrzymuj kontakt wzrokowy ze swoim wietnamskim partnerem. Jeśli zadajesz pytania, czy udzielasz odpowiedzi, to zwracaj uwagę, żeby kierować je w stronę osoby starszej po stronie wietnamskiej delegacji. Kierowanie ich do osoby młodszej, nawet jeśli ta włada np. językiem angielskim biegle, może zostać uznane za brak szacunku.

Przyjęcia oficjalne i towarzyskie

Wietnamczycy przywiązują dużą wagę do spotkań towarzyskich i przyjęć, w czasie których budowane są relacje z partnerami biznesowymi. W restauracji możesz zadeklarować, ale w delikatny sposób, że zapłacisz rachunek, a Wietnamczyk oczywiście odmówi. Mile widziane będzie zrewanżowanie się i zaproszenie wietnamskich partnerów do dobrej restauracji, najlepiej znajdującej się na terenie międzynarodowego hotelu. Na oficjalnych przyjęciach i w czasie obiadów nie powinny być poruszane sprawy biznesowe, choć mogą się takie odbywać, pod warunkiem że rozpocznie je wietnamski partner. W czasie lunchu rozmowy handlowe możesz zapoczątkować sam. Proszę nie zapomnieć skosztować choćby najmniejszego kęsa każdej podawanej potrawy i koniecznie wypić choć jeden łyk herbaty. Nie spróbowanie czegoś podawanego będzie odebrane jako afront. Zdecydowanie podczas przyjęcia powinieneś uhonorować gospodarza wznosząc toast na jego cześć i powiedzieć kilka miłych zdań w jego kierunku. Jeśli zostaniesz zaproszony do domu wietnamskiego partnera, to cierpliwie zaczekaj, aż wskaże ci miejsce, na którym możesz usiąść.

Gestykulacja i zachowanie publiczne

Wietnamczycy preferują większy dystans między osobami niż Europejczycy. Zadbaj również o niezbyt nachalny kontakt wzrokowy, może on bowiem zostać odebrany jako przejaw wrogości. Unikaj zbyt gwałtownej gestykulacji i nie wskazuj nikogo palcami. Jeśli chcesz przywołać np. kelnera – wyciągnij rękę, skieruj dłoń w dół i poruszaj palcami ku sobie. Raczej nie klep nikogo po plecach czy ramieniu, nie próbuj przytulać i zdecydowanie nie dotykaj niczyjej głowy. Nie pokazuj niczego stopą, nie przesuwaj i najlepiej trzymaj je pod siedzeniem ukryte, ponieważ ich widok uważany jest za nieczysty.

Przyjmowanie i wręczanie upominków

Upominki są ważnym elementem kontaktów biznesowych z wietnamskimi partnerami. Zabierz je starannie zapakowane już na pierwsze spotkanie, aby pod jego koniec wręczyć każdemu uczestnikowi. Pamiętaj, że przekazujemy je, trzymając obiema rękoma. Wietnamczycy najpewniej je odbiorą i odłożą, a odpakują dopiero po twoim wyjściu.

Jeśli otrzymasz upominek, to przyjmij go również obiema rękoma, uśmiechnij się i odpakuj później. W wyjątkowych sytuacjach, kiedy twój wietnamski partner postanowi rozpakować go od razu, wtedy postępuj jak on. Pamiętaj, aby nie owijać prezentów w papier w kolorach białym i czarnym. Te kojarzone są ze śmiercią i pogrzebem.

Jeśli jesteś zaproszony do domu , przynieś ze sobą kwiaty, słodycze i wino. Na prezent wybieraj dobre whisky, koniak lub jakieś firmowe, zestawy np. coś do pisania czy związane z twoim krajem.

Dodatkowe informacje

Cisza na spotkaniach jest powszechna i oznacza, że Twoi partnerzy analizują i zastanawiają się nad twoją prezentacją. Przerywanie tego czasu refleksji będzie niestosowne. Czasami milczenie jest także brakiem zgody, więc cierpliwie zaczekaj, aż wietnamski partner wykona pierwszy jakiś gest.

W Wietnamie bardzo ważne jest pojęcie „zachowania twarzy”. Występuje jako odzwierciedlenie reputacji czy godności. Dlatego uważaj na bycie zbyt szczerym, co na zachodzie może być uznawane jako dobra cecha, w Wietnamie zbyt duża bezpośredniość może spowodować „utratę twarzy”. Dlatego też nie zadawaj publicznie pytań, które mogłyby wprowadzić wietnamskiego partnera w jakieś zakłopotanie jeśli chodzi o jego odpowiedź. Unikaj również zdecydowanie tematów związanych z polityką .

Podróżując do Wietnamu, korzystaj najlepiej z transportu rezerwowanego przez obsługę hotelową. Kosztowniejsze rzeczy umieszczaj w hotelowym sejfie i uważaj na miejscowych kieszonkowców, szczególnie w dużych miastach.

Więcej na temat Wietnam – gospodarka

Wietnam – szanse dla polskiego eksportera tutaj

Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. (PAIH S.A.)

ul. Krucza 50
00-025 Warszawa

https://www.paih.gov.pl