Czytaj tylko te treści, które Cię interesują - dopasuj Trade do siebie
Czytaj tylko te treści, które Cię interesują - dopasuj Trade do siebie
Poznanie i zrozumienie różnic kulturowych w biznesie może okazać się kluczowe dla nawiązania owocnej współpracy z partnerem zagranicznym. Te różnice są niezwykle istotne w przypadku Japonii. Dzięki ich przyswojeniu przedsiębiorcy z Polski mogą uniknąć wielu nieporozumień i efektywniej budować relacje biznesowe w Kraju Kwitnącej Wiśni. W poniższym artykule zostały opisane główne czynniki kształtujące kulturę biznesu w Japonii.
W Japonii przywiązuje się niezwykle dużą wagę do bezpośredniego kontaktu w relacjach biznesowych. Spotkania twarzą w twarz z partnerem japońskim, połączone z wymianą wizytówek, są kluczowe, komunikacja jedynie poprzez Internet czy telefon nie będzie wystarczająca. Istotne rozmowy i ważne decyzje wymagają osobistego zaangażowania i cierpliwości. Należy pamiętać o nieustannym podtrzymywaniu relacji nawiązanych z partnerem biznesowym, dzięki temu zdobędziemy jego zaufanie i nasza szansa na sukces wzrośnie.
Do każdego spotkania biznesowego z partnerem japońskim należy się odpowiednio przygotować. Materiały dotyczące naszej firmy lub produktu/usługi powinny być starannie opracowane i przesłane stronie japońskiej na długo przed zaplanowanym spotkaniem, zwyczajowo w języku angielskim, jednak możliwie również w japońskiej wersji językowej (jako skrót tekstu po angielsku wydobywający esencję treści w rodzimym języku japońskim). Należy pamiętać o zwięzłości przekazywanych materiałów i ich przejrzystości, a także o tym, że Japończycy funkcjonują na wysokim poziomie wizualizacji informacji i danych oraz formy przekazu. Ważnym elementem przygotowania do spotkania jest także zadbanie o odpowiedni ubiór. Najlepiej ubrać się formalnie, stosować raczej ciemne, stonowane kolory oraz unikać przesady w dodatkach czy stosowaniu perfum. W przypadku kobiet, należy także stronić od głębokich dekoltów i zbyt krótkich lub wzorzystych spódnic. Schludny i skromny strój to najlepsze rozwiązanie w przypadku spotkania biznesowego z Japończykami.
Na spotkania należy przychodzić punktualnie, nie za późno, ale też i nie za wcześnie. W Japonii tradycyjnym przywitaniem jest ukłon, chociaż często zdarza się, że japoński gospodarz oferuje obcokrajowcom uścisk dłoni. Aby wykonać prawidłowy ukłon, należy wyprostować plecy, a następnie pochylić cały tułów ku dołowi, nie utrzymując kontaktu wzrokowego z partnerem. Podczas ukłonu mężczyźni powinni trzymać ręce wzdłuż ramion, kobiety natomiast splecione z przodu. Najpierw witamy osoby starsze stanowiskiem, bądź wiekiem.
Partnerom japońskim najlepiej zostać przedstawionym przez jakąś cieszącą się szacunkiem, zaufaną instytucje, taką jak np. Ambasada RP w Japonii, Polska Agencja Inwestycji i Handlu (PAIH), Japan External Trade Organisation (JETRO) i inne podmioty rządowe. Spotkania biznesowe w Japonii rozpoczynają się zazwyczaj od krótkiej, towarzyskiej rozmowy. Podczas jej trwania nie porusza się kwestii biznesowych. Warto skierować rozmowę na takie tematy jak sport, pogoda, kultura Japonii, ekonomia. Należy unikać tematów dotyczących II wojny światowej, polityki czy żartów o różnych nacjach. Japońscy partnerzy często sygnalizują chęć przejścia z rozmowy towarzyskiej do biznesowej poprzez sformułowanie jitsu wa ne (z j. japońskiego: „w istocie”, „prawdę mówiąc”).
Naszych rozmówców powinniśmy posadzić na honorowych miejscach, tj. twarzą w kierunku wyjścia, a najważniejszy gość powinien usiąść naprzeciwko niego. Jeśli warunki lokalowe na to pozwalają, najważniejszy gość powinien także mieć możliwie najładniejszy widok, np. na drzewa za oknem, estetyczny obraz, itp.
Podczas spotkania powinniśmy unikać trzymania rąk w kieszeniach oraz sprawdzania co chwilę telefonu komórkowego lub zerkania na zegarek. Nasza uwaga powinna być skierowana wyłącznie na rozmowę z partnerem japońskim. Należy też pamiętać o tym, aby na samym początku znajomości unikać pytań o tematy osobiste, takie jak np. kwestie rodzinne. Zachowujmy także odpowiedni dystans fizyczny i starajmy się unikać zbyt natarczywego kontaktu wzrokowego z rozmówcą.
Zwracając się do partnera z Japonii, należy używać nazwiska danej osoby, dodając do niego końcówkę –san, oznaczającą „Pana/Panią” (np. Tanaka-san). Nie należy zwracać się do nowo poznanego Japończyka od razu po imieniu. Jest to zarezerwowane dla bliższych relacji. Ponadto, w korespondencji mailowej, jeszcze bardziej wypada użyć na początku znajomości przyrostka –sama, zamiast –san (co oznacza „Szanowny Pan/Pani”)
Aby skutecznie komunikować się ze stroną japońską, warto zatrudnić profesjonalnego tłumacza. Dość często zdarza się, że osoby decyzyjne w japońskim firmach nie mówią płynnie po angielsku i wolą porozumiewać się w swoim rodzimym języku. Zawsze warto poznać także parę słówek i w trakcie spotkania powiedzieć coś po japońsku. Nawet niewielka znajomość języka zostanie z pewnością doceniona.
Niezwykle istotną częścią spotkania biznesowego w Japonii jest wymiana wizytówek. Swoje wizytówki należy trzymać w eleganckim wizytowniku, nie powinniśmy wyciągać ich przy partnerach japońskich z portfela czy kieszeni spodni. Stan naszej wizytówki daje jasny sygnał partnerowi o tym, w jaki sposób zamierzamy prowadzić biznes, dlatego należy dbać o ich jakość. Wymiana wizytówek odbywa się według specjalnego protokołu. Trzymając wizytówkę obiema dłońmi, skierowaną drukiem w stronę odbiorcy, należy podać ją najpierw osobie najstarszej wiekiem. Gdy druga strona zamierza ofiarować nam swoją wizytówkę, powinniśmy odebrać ją obiema rękami i przytrzymać za rogi, w taki sposób, aby nie zasłonić palcami ważnych informacji o partnerze, takich jak nazwisko czy piastowane stanowisko. Po otrzymaniu wizytówki należy podziękować i ukłonić się lekko. Wymiana wizytówek jest także dobrą okazją do tego, aby dopytać partnera o poprawną wymowę jego imienia i nazwiska. Podczas spotkania dobrze jest trzymać otrzymane od partnerów wizytówki na stole. Na początku, bądź najwyżej, powinniśmy umieścić wizytówkę osoby o najwyższym stanowisku. Nie należy chować przy partnerach otrzymanej wizytówki do kieszeni czy portfela. Warto wziąć na spotkanie dużą ilość przygotowanych wcześniej wizytówek i zadbać, aby po jednej stronie miały one także swoją dedykowaną wersję japońską z zapisem fonetycznym naszego imienia i nazwiska, co będzie naszym partnerom pomocne przy wymawianiu często trudnych do rozszyfrowania obcych nazwisk i zapobiegnie niekomfortowym dla nich sytuacjom.
Hierarchia odgrywa w Japonii niezwykle ważną rolę. W społeczeństwie kolektywnym, jakim jest Japonia, grupa jest ważniejsza od jednostki. Całe społeczeństwo oparte jest na grupach, priorytetami są: praca zespołowa, zachowanie harmonii oraz konsensusu. Z tego powodu, warto unikać wyróżniania poszczególnych osób spośród grupy. Ważna rola hierarchii wpływa w Japonii także na sposób podejmowania decyzji. Jest on oparty na tzw. systemie ringi, w ramach którego decyzje dotyczące przedsiębiorstwa podejmuje się grupowo. Dlatego też, proces decyzyjny w japońskich firmach jest znacznie wydłużony. Należy więc cierpliwie oczekiwać na odpowiedzi na wysłane zapytania czy konkretne decyzje oraz dodatkowo liczyć się z długim okresem negocjacji.
Zawsze w trakcie spotkania z partnerami z Japonii należy pamiętać o odpowiednim zachowaniu. Pierwszą kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, jest powściągliwość oraz powstrzymywanie się od zbytniego wyrażania emocji. Umiejętność samokontroli jest wysoko ceniona w Kraju Kwitnącej Wiśni. Nie powinno się szczególnie ulegać pozytywnym czy negatywnym odczuciom. Nie oznacza to, że powinno się być sztucznym, ale warto panować nad emocjami. Dzięki temu, wyrobimy sobie lepsze zdanie o nas u partnerów z Japonii. Z powstrzymywaniem emocji związana jest kolejna istotna sprawa, czyli stronienie od agresji. Dyplomatyczna komunikacja i harmonijne zachowanie są bardzo cenione w Japonii, nie angażujmy się w bezpośrednie konflikty i nie przyjmujmy agresywnej strategii.
Kolejną kwestią, powiązaną z poprzednią, jest cierpliwość. Jak zostało napisane powyżej, proces decyzyjny w japońskich firmach jest długi, podobnie czekanie na odpowiedzi na wysłane przez nas zapytania. Należy uzbroić się w cierpliwość i nie pośpieszać partnerów.
Ważne jest także okazywanie wdzięczności stronie japońskiej. Zawsze warto podziękować partnerowi z Japonii za przyjazd na spotkanie i przeprosić go za spowodowane tym kłopoty. Przepraszajmy, nawet jeśli nie jesteśmy za coś odpowiedzialni, i często dziękujmy, na pewno zostanie to docenione. Bądźmy też skromni, nie wywyższajmy się i nie chwalmy niepotrzebnie. W Japonii skromność jest istotną cnotą, warto to zapamiętać.
Ważnym konceptem w japońskim społeczeństwie jest kwestia zachowania twarzy, czyli dobrego wizerunku na zewnątrz. Nie poprawiajmy publicznie naszych partnerów ani ich nie rugajmy, gdyż może to doprowadzić do „utraty” ich twarzy. Zamiast tego, lepiej porozmawiać z partnerem na osobności. Z utratą dobrego wizerunku powiązana jest kwestia odmowy. Japończyk, nie chcąc wypaść w złym świetle, nie będzie odmawiał bezpośrednio. Zawsze znajdzie jakąś wymówkę, bądź użyje zwrotów typu „przemyślę to…”, „ jeszcze się zastanowię…”, jeśli będzie chciał odmówić. Często powtarzane przez Japończyków „tak, tak” (hai, hai ) podczas rozmowy zazwyczaj nie oznacza „zgadzam się”, lecz „słyszę, co mówisz”. Warto mieć to na uwadze.
Na spotkanie z parterem japońskim zawsze dobrze jest przywieźć niewielki podarunek ze swojego kraju. Nie powinien być zbyt drogi, żeby nie wprawiać rozmówcy w zakłopotanie. Unikajmy liczb cztery i dziewięć, które uważane są za pechowe. Podarunek należy wręczać i przyjmować obiema dłońmi. Nie rozpakowujmy otrzymanego prezentu od razu, w obecności partnera, chyba że druga strona mocno nas do tego namawia.
W Japonii nawet najmniejszy gest ma znaczenie, z tego powodu należy pamiętać o pewnych regułach. Nie wskazujmy na ludzi palcem, gdyż uważane jest to za niegrzeczne. Nie wydmuchujmy nosa w miejscu publicznym i nie wbijajmy pałeczek pionowo w jedzenie – kojarzy się to z ceremonią związaną ze śmiercią. Pewne gesty, które w pełni zrozumiałe są dla ludzi z Europy, mogą zostać niezrozumiane w Japonii – i na odwrót. Przykładowo, gdy Japończycy chcą kogoś przywołać, kiwają dłonią skierowaną ku dołowi. Jeśli chcą wyrazić negatywną odpowiedź, poruszają otwartą ręką przed twarzą, w lewą stronę, co przypomina ruchy wachlarza. Gdy Japończyk tworzy znak kółka z kciuka i palca wskazującego, nie oznacza to OK, ale pieniądze. Różnic jest wiele, warto mieć je wszystkie na uwadze w trakcie spotkania biznesowego.
W Japonii bardzo ważne są wspólne posiłki, są one nieodłączną częścią nawiązywania kontaktów biznesowych. Często, zwłaszcza w męskim towarzystwie, spożywa się duże ilości alkoholu, co ułatwia nawiązanie lub pogłębienie znajomości. Jeśli nie chcemy pić alkoholu, można wytłumaczyć się kwestiami religijnymi bądź zdrowotnymi. Gdy ktoś wzniesie za nas toast, należy odwzajemnić się tym samym. Nie należy samemu polewać sobie sake, ale obsłużyć inne osoby i następnie pozwolić nalać sobie.
Podczas jedzenia pałeczki należy trzymać w prawej dłoni, a miseczkę z jedzeniem w lewej. Nie należy wskazywać na nikogo pałeczkami, ani podawać nimi jedzenia. Kiedy nie używa się pałeczek, najlepiej odłożyć je na specjalnie przygotowane do tego miejsce.
Przy jedzeniu długich makaronów (jedząc np. ramen czy soba) czy piciu herbaty siorbanie jest dobrze odbierane. Dajemy tym sygnał, że potrawa nam smakuje. Gdy kończymy posiłek, zostawmy nieco jedzenia na talerzu, dzięki temu nasi partnerzy widzą, że jesteśmy odpowiednio nasyceni.
Rachunek płaci zazwyczaj gospodarz, warto jednak zaproponować zapłacenie za posiłek, co na pewno zostanie dobrze odebrane. Jeśli płacimy, nie studiujmy szczegółowo rachunku, może to zostać odebrane jako brak zaufania wobec właściciela restauracji. W Japonii nie ma zwyczaju zostawiania napiwków.
Należy pamiętać, że w Japonii kontakty towarzyskie poza godzinami pracy są istotną kwestią tworzenia relacji biznesowych. Jeśli otrzymamy zaproszenie na wspólne wyjście, należy je zaakceptować. Pierwsze spotkania często odbywają się w barach, restauracjach bądź specjalnych barach karaoke.
Szczególnym wyróżnieniem jest zaproszenie do domu. Należy je zaakceptować i serdecznie podziękować, pokazać, że jest się zaszczyconym. Idąc z wizytą do kogoś, warto zakupić kwiaty bądź jakieś słodycze. W wyborze kwiatów należy unikać koloru białego oraz lilii, kwiatów lotosu i kamelii, gdyż kojarzą się ze śmiercią i pogrzebem. Przed wejściem do japońskiego domu koniecznie należy zdjąć buty i zostawić je przed drzwiami. Warto pamiętać, że tradycyjnie, w domach z pomieszczeniami z matami tatami, przy stole siedzi się w klęku z pośladkami opartymi o pięty. Najczęściej gospodarze siedzą wspólnie przy jednym końcu stołu, a gościa honorowego usadawia się naprzeciwko werandy.
(sposób czytania: w-ł; ch-ć; ou-długie o; j-dź; sh-ś)
Więcej o Japonii przeczytasz w dziale Kierunki eksportu
