Eksport kosmetyków do UK – wymogi prawne i praktyczne porady, część 2/2

Wejście Wielkiej Brytanii w nowy etap po Brexicie zmieniło zasady wprowadzania kosmetyków na tamtejszy rynek. Polskie firmy, które od lat odnoszą sukces w UK, muszą dziś jeszcze dokładniej planować eksport, aby spełnić wymogi prawne i uniknąć problemów przy sprzedaży.

Rejestracja produktów i osoba odpowiedzialna (Responsible Person, RP)

Podstawowym wymogiem jest rejestracja kosmetyku w brytyjskim portalu SCPN (Safety & Cosmetic Product Notification). Po Brexicie produkty z UE nie mogą być automatycznie wprowadzane na rynek UK – konieczne jest spełnienie brytyjskich przepisów kosmetycznych.

Każdy kosmetyk musi mieć wyznaczoną osobę odpowiedzialną w UK (RP), która odpowiada za:

• zapewnienie zgodności produktu z brytyjskim prawem (UK Cosmetics Regulation),
• bezpieczeństwo kosmetyku, w tym kontrolę nad składem, testami i oceną ryzyka,
• poprawne oznakowanie opakowania, w tym informacje w języku angielskim, ostrzeżenia, numer partii, funkcję produktu i listę składników w formacie INCI,
• zgłoszenie produktu w portalu SCPN oraz bieżący nadzór nad kosmetykiem na rynku,
• archiwizowanie dokumentacji produktu i udostępnianie jej organom kontrolnym (OPSS i Trading Standards).

Dla polskich firm oznacza to konieczność znalezienia partnera lub przedstawiciela w UK, który przejmie tę rolę, lub założenie własnej firmy w UK i przejecie funkcji RP w UK.

RP może być: producentem z pełną kontrolą nad marką, konsultantem (najdroższe rozwiązanie), importerem lub dystrybutorem.

Alternatywnie możliwe jest założenie własnej spółki w UK, która pełni funkcję RP i pozwala:

• rejestrować produkty w SCPN,
• prowadzić dokumentację i raporty bezpieczeństwa,
• odpowiadać przed urzędami i konsumentami,
• zachować pełną kontrolę nad marką oraz procesami w UK.

Brak RP uniemożliwia legalną sprzedaż kosmetyków w Wielkiej Brytanii.

Wymagania dokumentacyjne

Każdy kosmetyk musi posiadać kompletną dokumentację obejmującą:

• specyfikację produktu – dokładny skład oraz źródła surowców,
• raport bezpieczeństwa – ocenę bezpieczeństwa sporządzoną przez wykwalifikowanego specjalistę,
• analizę ryzyka – w tym potencjalne reakcje alergiczne, toksykologię i stabilność.
• etykietowanie i informacje dla konsumenta – nazwa produktu, lista składników, data minimalnej trwałości, sposób użycia, ostrzeżenia i dane kontaktowe RP w UK.

Bez pełnej dokumentacji produkt nie może trafić do legalnej sprzedaży – ani w handlu tradycyjnym, ani online.

Oznakowanie i język

Brytyjskie prawo wymaga, aby wszystkie informacje dla konsumenta były podane w języku angielskim. Dotyczy to instrukcji użycia, listy składników, ostrzeżeń, numeru partii oraz funkcji produktu (jeśli nie jest oczywista z opakowania).

Opakowania muszą także spełniać wymogi czytelności, wielkości czcionki oraz widoczności informacji. Jest to ściśle kontrolowane przez OPSS i lokalne jednostki Trading Standards.

Brytyjski import i cło

Po Brexicie każda dostawa kosmetyków z Polski do Wielkiej Brytanii wymaga:

• deklaracji celnej – dokumentów przewozowych oraz zgłoszeń w systemie celnym UK,
• opłat importowych i podatkowych – zależnych od wartości przesyłki i klasyfikacji produktu (jeśli istnieje deklaracja pochodzenia z UK, cło nie wystepuje),
• kontroli jakości – brytyjskie służby mogą przeprowadzać losowe inspekcje, zwłaszcza pod kątem bezpieczeństwa i oznakowania.

Firmy działające w e-commerce muszą pamiętać, że nawet wysyłka pojedynczej paczki z Polski do konsumenta w UK podlega tym samym formalnościom.

Metody wprowadzania kosmetyków do sprzedaży

Polskie marki wykorzystują różne kanały, aby skutecznie wejść na rynek:

• sieci drogeryjne – dostawy do centrów dystrybucyjnych, często poprzedzone audytami i akceptacją sieci,
• platformy online – m.in. Amazon i eBay, które wymagają pełnej zgodności z prawem UK,
• import własny z fulfillment – korzystanie z magazynów w UK, co skraca czas dostawy i ułatwia spełnienie lokalnych wymogów,
• partnerstwa lokalne – współpraca z dystrybutorami lub agentami, którzy zajmują się formalnościami i kontrolą jakości.

Dzięki tym metodom polskie marki minimalizują ryzyko prawne oraz logistyczne, a jednocześnie szybciej reagują na zmieniające się trendy.

Praktyczne wskazówki dla polskich eksporterów w pigułce

Zawsze wyznacz Osobę Odpowiedzialną w UK – bez niej produkt nie wejdzie do obrotu.
Przygotuj pełną dokumentację zgodną z UK Cosmetics Regulation.
Dbaj o poprawne oznakowanie i język angielski na opakowaniach.
Zaplanuj logistykę – uwzględnij cło, opłaty importowe i procedury celne.
Korzystaj z magazynów lokalnych i platform e-commerce, by skrócić czas dostawy.
Monitoruj zmieniające się przepisy i aktualizuj dokumentację.
Analizuj rynek i dobieraj odpowiednią strategię wejścia – kanały dystrybucji, online, partnerzy.
Unikaj najczęstszych błędów – braku RP, braku zgłoszenia w SCPN, nieaktualnej dokumentacji i błędnego etykietowania.

Polska firma kosmetyczna, która chce rozpocząć ekspansję na brytyjski rynek, może skontaktować się z ekspertami Zagranicznego Biura Handlowego PAIH w Londynie. Zapewnią oni m.in.: wsparcie w zakresie doradztwa, weryfikacji kontrahentów, wyjaśniania kwestii regulacyjnych czy udostępnią kontakty branżowe.

Część 1/2 – „Eksport polskich kosmetyków do Wielkiej Brytanii” tutaj

Źródło: Artykuł powstał na bazie materiału z cyklu Webinaria PAIH – Branża kosmetyczna w Wielkiej Brytanii – trendy, regulacje i szanse dla polskich firm

Redakcja Trade.gov.pl

JL