Ta strona używa cookie. Korzystając z niej wyrażasz zgodę na ich używanie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję

Loading...


Szukaj Menu
A A A wysoki kontrast: A A

Portal Promocji Eksportu



Krajowa Izba Gospodarcza: Legalizacja dokumentów handlowych i eksportowych

Wyślij Drukuj Pobierz dodał: Patrycja Operacz | 2017-12-14 11:01:11
wsparcie merytoryczne, pomoc dla eksporterów, dokumenty, dokumenty eksportowe, dokumenty w handlu, eksport, handel, wymiana handlowa, certyfikaty, legalizacja, świadectwa, krajowa izba gospodarcza, kig, eksporter

Krajowa Izba Gospodarcza świadczy usługi legalizacji i weryfikacji: dokumentów handlowych, świadectw i zaświadczeń państwowych oraz samorządowych, a także poświadcza autentyczność kopii i kserokopii dokumentów dla zagranicznych partnerów handlowych

Rodzaje legalizowanych dokumentów przez Krajową Izbę Gospodarczą
  • Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
  • Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
  • Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
  • Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej lub samorządu terytorialnego.
  • Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
  • Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.
  • Zaświadczenia o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością.
  • Zaświadczenia o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków.
  • Zaświadczenia lub certyfikaty o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej.

 

Rodzaje nielegalizowanych dokumentów przez Krajową Izbę Gospodarczą

  • zaświadczeń i raportów bankowych,
  • zaświadczeń i decyzji wydanych przez urzędy skarbowe,
  • dokumentów sądowych, w tym sądów arbitrażowych,
  • długo i krótko terminowych deklaracji dostawcy,
  • elektronicznie generowanych deklaracji celnych,
  • dokumentów urzędowych podlegających legalizacji Apostille,
  • kserokopii lub dokumentów nie podpisanych,
  • tłumaczeń wykonanych przez tłumaczy przysięgłych i dokumentów potwierdzonych notarialnie, których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.

 

Jeśli eksporter po raz pierwszy ubiega się o legalizację dokumentów powinien załączyć do wniosku aktualny

  • dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
    • aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości,
    • lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju,
    • lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego.
  • zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON w postaci wydruku ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.
  • decyzję albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) w postaci kserokopii decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.
  • uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:
    • wzoru podpisu w obecności przedstawiciela BLCA KIG na specjalnym formularzu lub,
    • wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
    • oryginalnej kopii karty bankowej, z adnotacją „potwierdzam autentyczność podpisu ”.

Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

Ważne informacje:
  • W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.
  • Dokumenty wymienione pod numerami 1, 2, 3 mogą być zamiennie dołączone w oryginale lub kserokopii poświadczonej urzędowo lub notarialnie. Na wniosek przedsiębiorcy Krajowa Izba Gospodarcza zwraca oryginał dokumentu po potwierdzeniu za zgodność z okazanym dokumentem kserokopii dostarczonej przez wnioskodawcę, przeznaczonej dla KIG.
 
Legalizacja odbywa się w trzech etapach
  • Eksporter składa dokumenty rejestracyjne oraz wzory podpisów osób reprezentujących eksportera.
  • Następnie dokumenty uzupełniane są o wnioski i dokumenty handlowe wymagane przez zagranicznego partnera.
  • Ostatnim etapem jest potwierdzenie dokumentów pieczęciami i podpisami upoważnionych pracowników Krajowej Izby Gospodarczej.

 

Etap 1: Uwierzytelnienie eksportera

Eksporter przekazuje KIG komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą.

 

O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

 

Etap 2: Wnioskowanie

  • Weryfikacja wniosków i dokumentów

Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu.

 

Wraz z wnioskiem eksporter przedstawia dokumenty do legalizacji w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz dodatkowego egzemplarza, który pozostaje w dokumentacji KIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów autorstwa eksportera przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych (reprezentacji lub pełnomocników) do reprezentowania przedsiębiorstwa i tych, których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone.

 

W przypadku wnioskowania o świadectwo pochodzenia towaru na formularzu KIG (pliki do pobrania) eksporter przedstawia wypełniony formularz, zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celny. Uwaga: Druga strona formularza wypełniana i drukowana jest tylko gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.

 

W przypadku dokumentów uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby KIG należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji. Kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.

 

Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną.

 

  • Wniesienie opłaty przez eksportera

Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji wystawiana jest faktura a eksporter wnosi na rzecz KIG obowiązującą opłatę w kasie KIG (kasa czynna w godz. 9.00-14.00).

 

W przypadku składania dokumentów pocztą eksporter wnosi opłaty w formie przedpłaty na konto Bank Millennium SA 94 1160 2202 0000 0000 8397 7832. W takim przypadku faktura jest wystawiana po zakończeniu procesu legalizacji i przesłaniu potwierdzenia dokonania opłaty (aktualny cennik).

 

Wysokość łącznej opłaty za konkretna legalizację dokumentów można uzgadniać z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną.

 
Etap 3. Legalizacja Dokumentów Handlowych
Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji i wniesieniu opłat upoważniony pracownik KIG dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych do legalizacji.
 
Zalegalizowane dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane osobiście przedstawicielowi eksportera lub w innej uzgodnionej formie.
 
Procedury szczegółowe legalizacji dokumentów handlowych
1. Legalizacja różnych dokumentów handlowych typu: faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż tłumaczy przysięgłych.
  • Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji.
  • Krajowa Izba Gospodarcza zatrzymuje jeden oryginalnie podpisany egzemplarz zalegalizowanego dokumentu załączony przez wnioskodawcę.

 

2. Legalizacja dokumentów przewozowych, np. konosamentów, faktur transportowych i innych dokumentów związanych z przewozem.

  • Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji.
  • W przypadku, kiedy wystawca dokumentu (np. konosamentu, faktury frachtowej) wydaje tylko oryginały, Krajowa Izba Gospodarcza zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.

 

3. Legalizacja świadectw wydanych przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
  • Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji.
  • W przypadku, kiedy wystawca dokumentu (np. świadectwa zdrowia, świadectwa wolnej sprzedaży) wydaje tylko oryginały, Krajowa Izba Gospodarcza zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.

 

4. Legalizacja świadectw i zaświadczeń wydanych przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
  • Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji zgodnie z Zasadami ogólnymi.
  • W przypadku, kiedy wystawca dokumentu wydaje tylko oryginały, Krajowa Izba Gospodarcza zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.

 

5. Poświadczanie autentyczności podpisu osoby upoważnionej, np. na pełnomocnictwie, umowie agencyjnej lub innym dokumencie handlowym.
  • Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji.

 

6. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.
  • Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji.
  • We wniosku o wystawienie przez Krajową Izbę Gospodarczą dodatkowego świadectwa pochodzenia, przedsiębiorca powinien podać przyczynę występowania o takie świadectwo i załączyć kserokopię dokumentu, z którego wynika wymóg uzyskania świadectwa pochodzenia wystawionego przez Krajową Izbę Gospodarczą (np. instrukcji dokumentowej od kontrahenta zagranicznego, z banku, itp.). We wniosku powinien być także przywołany numer, data i miejsce wystawienia świadectwa pochodzenia wydanego przez urząd celny. Przedsiębiorca przedkłada w Krajowej Izbie Gospodarczej do wglądu oryginał przywołanego świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny, a jego kserokopię załącza do wniosku.
  • Formularz świadectwa pochodzenia zgodny z wzorem określonym przez Krajową Izbę Gospodarczą wypełnia wnioskodawca. Dokonywanie ewentualnych zmian w wypełnionym formularzu świadectwa pochodzenia będzie możliwe przed legalizacją, w przypadku dostarczenia do Krajowej Izby Gospodarczej wypełnionego formularza również w wersji elektronicznej (e-mail, CD, dyskietka).

 

7. Dodatkowa legalizacja w Krajowej Izbie Gospodarczej świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny (na odwrocie świadectwa) uwarunkowana wymogami kraju odbiorcy towaru.
  • Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji.
  • We wniosku o dodatkową legalizację świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny, przedsiębiorca wnioskujący powinien podać powód występowania o dodatkową legalizację, który zaznacza w formularzu. Do wniosku przedsiębiorca załącza kserokopię świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny.

 

Dalsza legalizacja dokumentów handlowych

  • W zależności od wymagań zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.
  • Informacje dotyczące legalizacji w MSZ dostępne są na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
  • W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

 


Ważne informacje

  • Kontakt:

Dział Legalizacji

ul. Trębacka 4

00-074 Warszawa

tel. + 48 22 630 96 31

tel. + 48 22 630 97 67

tel. + 48 22 630 97 17

fax. + 48 22 826 82 31

e-mail: legalizacja@kig.pl (zapytania i zgłoszenia)

godziny pracy biura:

poniedziałek - piątek 9:00-15:00

  • Ważna informacja

Przed dokonaniem legalizacji dokumentów handlowych i eksportowych sugerujemy skontaktować się z Krajową Izbą Gospodarczą lub odwiedzić stronę internetową, na której Krajowa Izba Gospodarcza podaje aktualne informacje dotyczące legalizacji dokumentów


***
Informacje pochodzą ze strony internetowej Krajowej Izby Gospodarczej.


Czy ta informacja była pomocna?
TAK/NIE 0 0

Pliki do pobrania

cennik2017
pdf | 26.25 KB
Pobierz
KIGWniosekolegalizacje
doc | 57.5 KB
Pobierz
KIGFormularzswiadectwapochodzenia
doc | 48 KB
Pobierz