Portal Promocji Eksportu

Legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych, do poświadczeń autentyczności kopii, kserokopii dokumentu na podstawie okazanego oryginału włącznie.

Rodzaje legalizowanych dokumentów

1. Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
2. Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
5. Poświadczanie za zgodność z okazanymi oryginałami kopii i kserokopii dokumentów handlowych.
6. Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
7. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar,

O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce.

Niezbędne jest dostarczenie do Krajowej Izby Gospodarczej dokumentów rejestracyjnych dotyczących firmy i dokumentów do legalizacji.

Dokumenty rejestracyjne

• Dokument z organów rejestrowych potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej
• Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON
• Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
• Uwierzytelnione wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego

Kserokopie powyższych dokumentów są potwierdzane przez upoważnionego pracownika KIG za zgodność z okazanym oryginałem.

Dokumenty do legalizacji

Dokumenty do legalizacji są przedkładane przez przedsiębiorcę w określonej przez niego ilości egzemplarzy i jednego egzemplarza dodatkowego przeznaczonego do dokumentacji, który pozostaje w KIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów przedłożonych do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa.

Przy składaniu dokumentów do legalizacji należy dołączyć wypełniony przez przedsiębiorcę wniosek o legalizację dostępny poniżej w formularzach do pobrania.

W zależności od dyspozycji zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie www.msz.gov.pl oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.

Czynności legalizacyjne dokonywane są w Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie i w regionalnych izbach gospodarczych w kilkudziesięciu miastach Polski. W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl

• Procedury związane z legalizacją dokumentów - pobierz
• Wniosek o wydanie świadectwa pochodzenia i/lub zalegalizowanie dokumentów handlowych - pobierz
• Formularz świadectwa pochodzenia - pobierz
• Zamówienie na druki świadectwa Form A - pobierz
• Opłaty za legalizację - pobierz
   

Dział Legalizacji wydaje również:

1. Zaświadczenia o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością
2. Zaświadczenia o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków
3. Zaświadczenia/certyfikaty o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej

• Procedury związane z uzyskaniem zaświadczeń - pobierz
• Cennik za wystawione dokumenty - pobierz

Dział Legalizacji Dokumentów

Obsługuje klientów od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00 - 15.00.

Przedpłaty za usługi legalizacyjne, po wcześniejszym uzgodnieniu kosztów legalizacji, należy przesyłać na konto KIG BLCA w Banku Millennium 94 1160 2202 0000 0000 8397 7832. Płatności gotówkowe w kasie w godz. 9.00-14.00

Umowy międzynarodowe

Stawki podatkowe mogą być niższe, na mocy porozumień o unikaniu podwójnego opodatkowania z krajem, w którym podatnik posiada zarejestrowane biuro, siedzibę lub zarząd.

Stawki podatkowe zawarte w porozumieniach o unikaniu podwójnego opodatkowania mogą być stosowane jedynie, jeśli podatnik posiada zaświadczenie o zamieszkaniu, wydane przez urząd skarbowy danego kraju - certyfikat rezydencji. Certyfikat ten potwierdza, że obcokrajowiec zamieszkuje w kraju, z którym Polska podpisała porozumienie o unikaniu podwójnego opodatkowania, na mocy którego preferencje podatkowe są przyznawane. Dokumenty powinny zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.

Polska ma porozumienia dotyczące ochrony inwestycji z wieloma krajami:

Porozumienia stanowią, że inwestycje podejmowane przez przedsiębiorców z zagranicy będą traktowane uczciwie i na równie korzystnych warunkach, jak inwestycje przedsiębiorców krajowych w krajach będących stroną porozumienia.

Polskie dokumenty urzędowe poświadczane są poprzez:.

1. Apostille - jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które są stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938)
2. Legalizację - jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które nie są stroną konwencji haskiej z 1961 r.

Właściwym urzędem do wydawania apostille lub dokonywania legalizacji, w stosunku do polskich dokumentów jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych:

MSZ Dział Legalizacji

Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa

Tel: (48 22) 523 9463 lub (48 22) 523 9128

e-mail : krzysztof.augustyniak@msz.gov.pl l

ub monika.grabek@msz.gov.pl

godziny przyjęć: od poniedziałku do piątku, 9.00-13.00

Informacje w sprawie poświadczenia dokumentów można też uzyskać w Dziale Informacji Konsularnej MSZ, tel. (48 22) 523 9451.

Niektóre dokumenty, przed wydaniem apostille lub dokonaniem legalizacji w MSZ, wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia:

• dokumenty notarialne i sądowe (z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) poświadcza Prezes właściwego sądu okręgowego;
• dyplomy wyższych uczelni poświadcza Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (http://www.nauka.gov.pl), jednakże legalizacji dyplomów uczelni artystycznych (Akademie Muzyczne, Akademie Sztuk Pięknych, Szkoły Teatralne i Filmowe) dokonuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego; legalizacji dyplomów uczelni wojskowych dokonuje Minister Obrony Narodowej; legalizacji dyplomów uczelni medycznych dokonuje Minister Zdrowia; legalizacji dyplomów Akademii Morskiej w Gdyni oraz Akademii Morskiej w Szczecinie dokonuje Minister Infrastruktury;
• „nową maturę" poświadcza Ministerstwo Edukacji Narodowej (http://www.men.gov.pl);
• świadectwa szkolne poświadcza właściwe terytorialnie kuratorium oświaty;
• dyplomy mistrzowskie, świadectwa rzemieślnicze poświadcza Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie;
• dokumenty handlowe poświadcza Krajowa Izba Gospodarcza w Warszawie i regionalne izby gospodarcze (http://www.kig.pl).

Wysokość opłaty skarbowej za poświadczenie dokumentów wynosi: 60 zł za apostille lub 26 zł za legalizację dokumentów (podstawa prawna: ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U. 2006 r. Nr 225, poz. 1635).

Opłatę wnosi się za każdy poświadczany dokument. Wniesienie opłaty skarbowej dokonuje się gotówką w kasie znajdującej się na terenie MSZ lub bezgotówkowo na rachunek:

Urząd M.St. Warszawy, Dzielnica Śródmieście

ul. Nowogrodzka 43, 00-691 Warszawa,

Bank Handlowy w Warszawie S.A.

60 1030 1508 0000 0005 5001 0038

Wniosek o wydanie apostille lub dokonanie legalizacji dokumentów można złożyć w MSZ osobiście lub przez osobę trzecią (nie wymaga to dodatkowego upoważnienia). Dokumenty można także przesłać pocztą, również z zagranicy. Przy poświadczaniu dokumentów drogą korespondencyjną należy koniecznie dołączyć do przesyłki dowód wniesienia opłaty skarbowej (kopię przelewu bankowego) oraz podać swój adres zwrotny. Poświadczone dokumenty zostaną wówczas do Państwa odesłane pocztą , także za granicę

Wzory wniosków